L’ESPACE ROHAN recrute un administrateur [F/H]

Sous statut associatif, l’Espace Rohan est basé avec la Direction des Affaires Culturelles au Château des Rohan, à Saverne, ville-centre d’un bassin de vie de près de 120 000 habitants. Le Relais culturel et la Direction des Affaires Culturelles gèrent :

• Une saison culturelle qui propose de septembre à fin avril une quarantaine de spectacles pluridisciplinaires, organisés majoritairement en salle Jean-Louis Barrault (salle en gradin d’une capacité de 480 places environ)
• Le festival jeune public Mon Mouton Est Un Lion, qui a lieu en mai de chaque année en salle, en rue et dans les établissements scolaires, et qui est aujourd’hui un événement d’envergure à l’échelle de la Région Grand Est
• Le festival de musiques actuelles Les Alpagas Bleus, qui a lieu en juillet de chaque année dans le parc du Château des Rohan
•  La mise en œuvre de la politique culturelle de la Ville de Saverne

Missions

POUR LE COMPTE DE L’ESPACE ROHAN, RELAIS CULTUREL DE SAVERNE :

Gestion budgétaire, comptable et financière

• Gestion budgétaire générale pour l’ensemble des projets et du fonctionnement de l’association : établir ou coordonner les budgets prévisionnels et assurer l’ensemble de la chaîne d’exécution du budget, alerter la hiérarchie sur les éventuels écarts budgétaires constatés
• Réaliser ou suivre toutes opérations de trésorerie et de banque (paiements, encaissements, inventaires, opérations de billetterie, etc.)
• Saisir les écritures comptables courantes, assurer la traçabilité des pièces justificatives, participer à l’établissement des comptes annuels
•  Suivre et comptabiliser l’ensemble des opérations commerciales et de billetterie, en lien notamment avec la personne chargée de billetterie
• Suivre et comptabiliser l’ensemble des opérations avec les fournisseurs
• Suivre et comptabiliser l’ensemble des opérations avec les partenaires (financeurs, etc.)
• S’assurer du respect de toutes obligations et échéances fiscales

Gestion des ressources humaines

•  Gestion sociale : transmettre les données des salariés et stagiaires, les salaires et éléments variables de paye, contrôler les données et fiches de paye, suivre toutes déclarations sociales et paiements de charges sociales, vérifier les affiliations ou mises à jour auprès des caisses sociales et mutuelle
• Suivre les évolutions salariales, contrats de travail et avenants, entrées et sorties du personnel, rendez-vous auprès de la médecine du travail, entretiens professionnels et individuels
• Suivre les plannings individuels des salariés, prévisionnels et réalisés (temps de travail, congés), veiller à la bonne articulation des plannings avec les règles de modulation du temps de travail
• Veiller à l’adéquation entre les situations individuelles des salariés et les règles ou usages internes, la Convention collective applicable (CCNEAC), le Droit local et le Droit du travail
• Appuyer la direction lors des démarches de recrutement et d’embauche de salariés, ainsi que lors du départ de salariés
• Suivre, mettre en œuvre ou accompagner la politique générale en matière de formation professionnelle des salariés
•  Coanimer, avec la direction, l’équipe administrative

Gestion administrative, statutaire et juridique

• Réaliser diverses tâches de secrétariat auprès de la direction et de la présidence, gérer le courrier et assurer un accueil téléphonique
• Gérer le classement et l’archivage de tous documents de nature administrative, juridique, comptable, fiscale, sociale
• Réaliser les déclarations liées aux spectacles et à l’existence de l’association, s’assurer que les licences d’entrepreneur de spectacles de la structure sont valides et se charger de leur renouvellement
• Suivre et contribuer à la rédaction ou à la négociation des conventions contractualisées avec les tutelles publiques
• Préparer, corédiger, contrôler, transmettre et suivre les demandes de subventions publiques ou autres aides financières (sociétés civiles, etc.), jusqu’à la transmission des bilans finaux, en lien avec les personnels chargés du suivi des projets concernés le cas échéant
• Préparer, contrôler, négocier, rédiger tous contrats de cession, de coproduction, de coréalisation, de résidence, de location, de prêts ou mises à disposition, ou autres modes de contractualisation juridique propres au spectacle vivant, avec les producteurs, compagnies, artistes, partenaires, associations locales
• S’assurer du bon respect de la législation et de la réglementation en matière de droits d’auteur ou voisins, ainsi que de toutes taxes parafiscales spécifiques au spectacle vivant (ASTP, CNM), mettre en œuvre toutes demandes d’autorisation ou déclarations requises et paiements associés
• Être présent lors des réunions statutaires (Conseils d’Administration et Assemblées Générales), préparer ces réunions avec la direction et la présidence, assurer le secrétariat de séance
• Préparer, corédiger, classer tous documents liés à la vie statutaire de l’association (convocations, rapports, procès-verbaux, courriers, etc.)
• Assurer une veille légale et règlementaire générale sur tous aspects juridiques, sociaux, fiscaux, comptables, administratifs

Développement des projets, partenariats et réseaux

• Suivre ou accompagner l’ensemble des projets de l’association : relations avec les partenaires et les équipes invitées, rédaction de documents de synthèse ou de présentation
• Appuyer l’ensemble des spectacles et actions culturelles sur les plans organisationnel, administratif et financier, en lien avec les personnels chargés du suivi des projets, et contribuer à la bonne coordination des productions artistiques
• Mettre en œuvre et coordonner les campagnes à destination des annonceurs et mécènes, veiller à la bonne gestion diplomatique, administrative, juridique et financières des opérations qui en découlent
• Contribuer à la réflexion sur l’ouverture à de nouveaux réseaux, la recherche de nouvelles ressources, la projection vers de futures opportunités pour l’association à la faveur d’une gestion proactive de son environnement

POUR LE COMPTE DE LA DIRECTION DES AFFAIRES CULTURELLES DE LA VILLE DE SAVERNE :

• Suivre l’engagement des bons de commande et le rapprochement des factures fournisseurs
• Préparer, suivre analytiquement, présenter le budget de la Direction des Affaires Culturelles y compris les subventions culturelles, ainsi que de plusieurs services supports (Musée, Bibliothèque, Ecole de musique)
• Être présent lors des arbitrages budgétaires avec les élus, préparer ces réunions avec la direction
• Appuyer et accompagner budgétairement, juridiquement et administrativement de multiples projets et activités de la Direction des Affaires Culturelles
• Collaborer avec les finances, la trésorerie, les services techniques et culturels de la Ville de Saverne

Profil recherché

Savoir

• Profil expérimenté, de formation supérieure niveau Bac +5
• Maîtrise du cadre comptable (privé et public), garantissant un bon suivi des activités des structures
• Connaissances juridiques, comptables et budgétaires
• Connaissance des enjeux du spectacle vivant et des politiques culturelles actuelles, intérêt et enthousiasme pour les projets déployés par l’Espace Rohan et la Direction des Affaires Culturelles de la Ville de Saverne
• Connaissance des réseaux et institutions culturelles, des réseaux de financement publics et privés
• Capacités de management
• Parfaite maîtrise d’Excel et des outils du Pack Office
• Connaissance des logiciels utilisés au sein des structures appréciée (ACD Cador, Supersoniks, Civil Finances Publiques)
• Pratique de l’anglais appréciée

Savoir faire

• Aisance avec la gestion budgétaire
• Impulser une stratégie
• Animer et motiver une équipe
• Excellentes capacités de formalisation orale comme écrite
• Gérer les priorités, prendre des initiatives
• Travailler en transversalité
• Aisance avec les nouvelles technologies

Savoir être

• Sens du service au public
• Esprit d’équipe
•  Capacité d’adaptation
• Pédagogie et sens de l’écoute
• Qualités relationnelles
• Autonomie et polyvalence
• Rigueur et organisation
• Goût pour l’innovation et les solutions dans le suivi et le déploiement de projet

Prise de fonction dès que possible
Rémunération envisagée
Rémunération selon grille CCNEAC (groupe 2) et expérience + 13ème mois

CONDITIONS D’EXERCICE

• Pour l’Espace Rohan, l’administrateur.trice collabore avec un expert-comptable (Cabinet Anne Marchal), un commissaire aux comptes (Auditoria), un gestionnaire de paye (OGACA Paie), et il.elle est actuellement assisté.e à temps partiel par une personne en contrat d’apprentissage étudiant en BTS compta-gestion
•  Pour la Direction des Affaires Culturelles, l’administrateur.trice collabore avec les agents de la Ville de Saverne
• Grande disponibilité : en soirée, le week-end, lors de quelques jours fériés tout au long de la saison culturelle ainsi que durant le festival Mon Mouton Est Un Lion et le festival Les Alpagas Bleus
• Travail en horaires spécifiques lors des manifestations
• CDI avec annualisation du temps de travail

Espace Rohan – Relais culturel de Saverne
à l’attention de M. Denis Woelffel, Directeur
Château des Rohan
7 place du Général de Gaulle
67700 Saverne

Contact recruteur : Denis Woelffel, Directeur directeur@espace-rohan.org

www.espace-rohan.org